Akcja, Umiejętność, Mikrorobotyzacja, Robosourcing

Współczesne firmy stoją przed wyzwaniem: jak zwiększać efektywność operacyjną bez naruszania struktury zespołu i kultury pracy? Automatyzacja wydaje się naturalnym rozwiązaniem, ale jej wdrożenie często budzi obawy – o złożoność, koszt i wpływ na ludzi. W tym kontekście warto spojrzeć na proces automatyzacji jak na ewolucję środowiska pracy – drogę, która zaczyna się od Akcji i Umiejętności robota, przez strategię Mikrorobotyzacji, a kończy się na Robosourcingu – organizacji pracy zespołu wzmocnionej robotami.

W tym artykule przybliżone zostaną 4 najważniejsze pojęcia związane z robotyzacją procesów: Akcja, Umiejętność, Mikrorobotyzacja i Robosourcing oraz zostanie przybliżona postać trenera robotów.

Akcja - atom umiejętności robota

Akcja dla robota jest jak atom dla fizyki klasycznej. Jest najmniejszą operacją, jaką może wykonać robot, np. otwarcie przeglądarki. Akcja posiada ustawialne, konfigurowalne parametry, które w przykładzie otwarcia przeglądarki dają odpowiedź na pytanie, którą przeglądarkę otworzyć: Chrome, Edge, Firefox, Operę czy może domyślną przeglądarkę Użytkownika. Takich parametrów konfiguracyjnych każda Akcja może mieć więcej i część z nich jest obowiązkowo wymagana (koniecznie trzeba ustalić ich wartość), a część jest dodatkowa, opcjonalna, czyli można uruchomić daną Akcję bez ustalania ich wartości.

Poniżej przykład parametrów konfiguracyjnych dla Akcji “Otwórz przeglądarkę” z widoczną grupą parametrów “Ustawienia wymagane” oraz “Ustawienia dodatkowe”.

Robot Botie posiada ponad 110 różnych Akcji w 15 grupach, które pozwalają na wykonywanie najmniejszych działań na:

• agentach AI,
• dokumentach word, excel oraz pdf,
• przeglądarkach internetowych,
• API (komendach programistycznych) dowolnych usług internetowych,
• klientach poczty elektronicznej,
• lokalnych plikach i katalogach plików,
• obrazach graficznych,
• zmiennych, czyli liczbach, tekstach, datach i całych słownikach danych (tzw. JSON)
• oknach dialogowych,
• myszce i klawiaturze.

Trener robotów

Poprawne ustawienie parametrów Akcji wymaga niestety wiedzy, by zrozumieć, co się kryje za poszczególnymi ustawieniami. Wiedza ta nie jest szczególnie skomplikowana i Botie posiada instrukcję obsługi, gdzie każda Akcja jest opisana i wytłumaczona, niemniej osiągnięcie biegłości wymaga nieco czasu.

Trener robotów to specjalista, który biegle posługuje się Akcjami.

Zadaniem trenera robotów jest takie poukładanie i skonfigurowanie Akcji, by powstał algorytm działania robota. W tym celu trener robotów posługuje się edytorem umiejętności, czyli dwuwymiarową sceną, na której umieszcza bloki algorytmu i łączy je strzałkami obrazującymi przepływ pracy robota. Jest raptem 6 obiektów, jakie można umieścić na scenie, by stworzyć dowolny algorytm:

Akcję, którą trener robotów chce wykorzystać do budowy algorytmu, musi umieścić w bloku akcji. Proste? Ale na pewno przynosi dużo radości.

Całość edytora umiejętności wygląda jak na obrazku poniżej:

Z lewej strony okna jest panel z Akcjami do wyboru trenera. Na środku okna jest edytowany algorytm. Po prawej stronie są parametry konkretnej Akcji (Otwórz przeglądarkę) z konkretnej sekwencji Logowanie.

Grupy Akcji oznaczone są dodatkowo kolorem. Na przykład grupa Przeglądarka oznaczona jest kolorem czerwonym (grupa Pdf to kolor bordowy). W blokach sekwencji akcji kolor ten jest widoczny w postaci małych kwadracików, by szybciej identyfikować pochodzenie Akcji, z kolei na scenie kwadracik danego koloru pojawi się, gdy w danej sekwencji wystąpi, chociażby jedna Akcja z danej grupy.

Tam zaczyna się Botie

Na etapie edytora umiejętności Botie to typowy program klasy RPA (Robotics Process Automation) / RDA (Robotics Desktop Automation), w którym układa się tzw. przepływy (flow). Może z tym wyjątkiem, że Botie oferuje dwuwymiarową scenę, która pozwala w czytelny i szybki sposób tworzyć nawet najbardziej rozbudowane pętle wewnątrz pętli, które inne pętle mogą dalej zapętlać, bez utraty czytelności dla trenera robotów.

Ale tam, gdzie programy RPA się kończą, tam Botie się dopiero zaczyna!

Wkraczamy w świat umiejętności robota!

Umiejętność – fundament działania

Wyobraźmy sobie nowo zatrudnionego pracownika. Nawet jeśli przychodzi z dużym entuzjazmem, nie zaczyna pracy na pełnych obrotach. Musi poznać narzędzia, procedury, sposoby działania. Musi się nauczyć umiejętności – czyli praktycznych kroków, które pozwalają osiągać konkretne rezultaty.

W praktyce biznesowej umiejętność to:

• wystawienie faktury,
• przygotowanie raportu miesięcznego,
• weryfikacja danych klienta w bazie CEIDG,
• wygenerowanie umowy na podstawie szablonu, itd.

Można śmiało założyć, że nowy pracownik zatrudniony prosto po szkole nie posiada żadnych sprocedurowanych umiejętności, podczas gdy doświadczony pracownik posiada szeroki portfel kilkudziesięciu umiejętności, z których kilkanaście stanowi trzon jego codziennej rutyny.

• Umiejętność to powtarzalne czynności, które są zrozumiałe, opisane regułami (nawet jeżeli tylko ustnymi) i są wykonalne.
• Umiejętność ma określony cel, dane źródłowe, algorytm działania i rezultat.
• Umiejętność jest niezależna od innych umiejętności i jeżeli tylko są już warunki początkowe dla umiejętności (np. jest już plik z fakturą) to można daną umiejętność uruchomić.
• Umiejętność można wykorzystać jednorazowo, wielokrotnie lub nawet cyklicznie, wykonywać je na żądanie, z uwagi na zaistnienie zdarzenia lub nastanie określonego czasu i/lub daty.
• Umiejętność może być wykonywana przez różnych członków zespołu (w tym również przez roboty).
• Co istotne raz nabyta umiejętność jest i czeka w gotowości na użycie.

Umiejętność robota Botie

Jak poznać czy nasz nowy stażysta posiada daną umiejętność? Wystarczy poprosić go o jej wykonanie. Jeżeli wie, co zrobić powinien zadać od razu parę pytań, by poznać wszystkie potrzebne odpowiedzi. Jeżeli nie wie, co zrobić, pewnie pójdzie ochoczo do swojego stanowiska pracy i zacznie nas nękać serią powrotów po pojedyncze wartości.

Przykład: umiejętność pobrania odpisu KRS:

Żeby pobrać KRS, konieczna jest odpowiedź na 4 pytania:

• Dla jakiego numeru KRS pobrać odpis?
  • Odpowiedź na to pytanie nazwijmy PytanieKRS

• Z którego rejestru pobrać odpis KRS, z rejestru przedsiębiorców czy z rejestru stowarzyszeń?
• Odpowiedź nazwijmy PytanieRejestr

• Jaki rodzaj odpisu KRS pobrać, odpis pełny czy aktualny?
• Odpowiedź nazwijmy PytanieRodzajOdpisu

• Gdzie zapisać pobrany odpis?
  • Odpowiedź nazwijmy PytanieMiejsceZapisu

Jeżeli nasz stażysta zapyta nas od razu o te 4 odpowiedzi, to znaczy, że wie, jest weteranem, dokładnie wie, co robić, bo robił to nie raz. Jeżeli nie zada nam tych pytań, to znaczy, że właśnie zaczyna się uczyć.

Dla robota osobistego Botie umiejętność to znana procedura (algorytm) działania razem z wbudowanym interfejsem komunikacji z Użytkownikiem, by poznać wszystkie niezbędne odpowiedzi od razu. Ale ponieważ robot to nie człowiek, to pozwolimy mu zadać jeszcze jedno pytanie:

• W jaki sposób ma wykonać zadanie: czy ma pracować w tle (bez udziału Użytkownika), czy otworzyć przeglądarkę i pokazać jak pracuje, by dać Użytkownikowi możliwość zobaczenia pracy?
  • Odpowiedź nazwijmy PytanieTrybPracy

W przypadku Botie, pytania te wbudowane są w algorytm umiejętności, a konfiguracja ich treści odbywa się w obiekcie Start algorytmu:

Kolaż z okien dialogowych, które zobaczy Użytkownik po uruchomieniu umiejętności, w których odpowiada kolejno na powyższe pytania, przedstawiony jest poniżej:

Na powyższym kolażu nie ma pytania o miejsce zapisu, bo to sprowadza się do wywołania okna wyboru katalogu znanego z Eksploratora Windows.

Uważny czytelnik zauważy teraz, że w obiekcie Start jest jeszcze 6 pytanie nazwane AdresWyszukiwarki z ustawioną wartością Użyj bieżącej wartości. To jest wartość, którą trener robotów przekazał Botie i Botie nie chce jej zmieniać. Więcej, jej wartość nie powinna się zmieniać, bo jest to adres udostępnionej przez państwo polskie wyszukiwarki odpisów KRS: https://wyszukiwarka-krs.ms.gov.pl/. Zmiana tego adresu spowoduje, że umiejętność przestanie działać. Ale Użytkownik nie musi jej zmieniać, nie musi jej znać, zna ją robot, który posiada powtarzalną umiejętność pobierania odpisów KRS bezpośrednio ze stron rządowych. Innymi słowy, umiejętność dla robota Botie to algorytm działania razem z wbudowanym konfigurowalnym formularzem do wprowadzania lub wyboru danych, które Użytkownik powinien wybrać.

Tak przygotowaną umiejętność można teraz zamknąć, zapieczętować w pliku z rozszerzeniem .botie i każdy Użytkownik może zażądać od swojego robota Botie pobrania odpisu KRS.

Automatyzacja umiejętności

No ale co to za automatyzacja, jeżeli za każdym razem musielibyśmy instruować robota o wszystkich detalach.

Na każdym z okien dialogowych skierowanych do Użytkownika jest ptaszek: Nie pytaj ponownie. Po zaznaczeniu go robot na stałe zapamięta daną odpowiedź. W ten sposób można pobierać różne odpisy KRS, dla różnych organizacji i zapisywać je w tym samym miejscu. Albo ustawić wszystkie odpowiedzi i zlecić robotowi wykonania tego działania raz na 3 miesiące, bo co 3 miesiące wygasa ważność tego dokumentu

Od tej pory, to jedno małe zadanie będzie wykonywał robot, z regularnością zegarka co 3 miesiące, a nasz zespół wie, że zawsze aktualny odpis naszego KRS jest w konkretnym katalogu sieciowym.

BotBook - katalog umiejętności Botie

Żaden pracownik nie rodzi się z zestawem gotowych do użycia umiejętności, wszystkie je musi nabyć na drodze nauki i doświadczenia. Podobnie jest w przypadku robota Botie. Wszystkie jego umiejętności są wymodelowane przez trenerów robotów. Ale raz stworzona albo nabyta umiejętność trwa w gotowości tak długo jak długo jej algorytm jest poprawny. To stwierdzenie ma głębokie implikacje. Otóż można wyobrazić sobie katalog umiejętności robota na tyle uniwersalnych, że ich wykorzystanie wymaga odpowiedzi na parę prostych pytań tak jak w omówionym powyżej przykładzie pobrania odpisu KRS.

Takie umiejętności można skumulować. Więcej. Automatyzowanie takich umiejętności nie ma żadnego ekonomicznego sensu, jeżeli firma miałaby w tym celu wynająć zespół specjalistów do jej opracowania w rozwiązaniu klasy RPA tylko na potrzeby jednej firmy. Co innego Botie. Dla robota osobistego Botie umiejętność pobrania odpisu KRS jest jedną z wielu umiejętności gotowych do użycia, które zebrane z w dostępnym publicznie botbooku.

• BotBook to najszybszy sposób na rozpoczęcie przygody z robotyzacją: wystarczy pobrać umiejętność odpowiedzieć na parę pytań i już działa.
• BotBook to dowód na to, że robotyzacja działa: dla wszystkich przełożonych, którzy potrzebują naocznego świadectwa.
• BotBook to księga praktycznych porad jak zrealizować podobną umiejętność, dla wszystkich trenerów robotów, którzy znajdują radość w samodzielnej automatyzacji.
• BotBook to bonus do robotyzacji unikalnych procesów wykonywanych na zlecenie dla konkretnej firmy.
• BotBook to sposób na obniżenie kosztów realizacji unikalnych procesów, bo wszystkie większe procesy biznesowe zawsze składają się z wielu mniejszych umiejętności.

Strategia mikrorobotyzacji

Mikrorobotyzacja to podejście, w którym procesy automatyzuje się, używając małych, możliwie prostych, łatwych do kontrolowania i modyfikowania komponentów, czyli umiejętności. Każda umiejętność robota to osobny klocek, który może działać samodzielnie lub w łańcuchu z innymi.

Kluczowe zasady mikrorobotyzacji:

• Małe kroki → duże efekty – nie trzeba od razu automatyzować całego działu.
• Rezultat jednej umiejętności może być wejściem dla kolejnej, co umożliwia tworzenie rozgałęzionych i warunkowych ścieżek.
• Prostota w modyfikowaniu i skalowaniu – można dodać nową umiejętność, zmienić kolejność, podmienić element, nie przerywając działania całości.

Zalety mikrorobotyzacji:

• Łatwość testowania i utrzymania umiejętności jest wyższa niż testowania i utrzymania całego procesu.
• Możliwość ponownego użycia umiejętności w różnych procesach, co skraca czas i koszty następnych wdrożeń.
• Elastyczność tworzenia złożonych procesów, w których rezultaty jednych umiejętności są wykorzystywane przez kilka następnych umiejętności.

Przykład: proces wprowadzania faktur do systemu księgowego

Proces składa się z kilku umiejętności:

1. Botie pobiera faktury z e-maila.
2. Botie rozpoznaje dane faktury (nazwa, NIP, kwoty, pozycje).
3. Botie waliduje i wzbogaca dane (np. ustala region świata dostawcy: kraj, kraje EU, kraje spoza EU)
4. Botie wprowadza dane do systemu księgowego.

Każda z tych czynności to osobna umiejętność robota, którą można edytować, testować lub zastosować w innym procesie (np. raportowania).

Robosourcing – współpraca ludzi i robotów

W ten sposób dochodzimy do ostatniego, kluczowego elementu: robosourcingu.

Robosourcing to efektywna organizacja pracy zespołu, w której powtarzalne i żmudne czynności są przekazywane robotom – takim jak Botie – po to, by ludzie mogli skoncentrować się na zadaniach strategicznych, kreatywnych i analitycznych.

To nie jest tylko automatyzacja dla samej automatyzacji. Robosourcing to sztuka wzrostu efektywności zespołu przy jednoczesnym wzmacnianiu jego operacyjności i ochronie kultury pracy.

Co daje robosourcing?

• Zespół zyskuje czas na myślenie – analizowanie trendów, łączenie danych, tworzenie nowych koncepcji biznesowych.
• Znika frustracja wynikająca z powtarzalnych, ręcznych zadań, które nie wnoszą wartości intelektualnej.
• Ludzie i roboty pracują obok siebie – każdy w tym, w czym jest najlepszy.

Przykład: Dział analiz rynkowych

Dotychczas:

• Pracownicy codziennie zbierali dane z wielu źródeł,
• Oczyszczali dane i zestawiali je w Excelu,
• Spędzali godziny na przygotowywaniu wykresów.

W robosourcingu:

• Botie zbiera dane, porządkuje je i generuje raport automatycznie,
• Zespół analizuje trendy i szuka możliwości rozwoju rynku,
• Firma podejmuje lepsze decyzje – szybciej.

Podsumowanie

Osiągnięcie poziomu robosourcingu nie musi być rewolucją. 

Najłatwiej rozpocząć go od mikrorobotyzacji – od drobnych automatyzacji pojedynczych czynności, które szybko przynoszą efekt.

Z czasem, gdy rośnie liczba umiejętności robota i powstają powiązane procesy, organizacja zaczyna odczuwać prawdziwą zmianę: robot staje się naturalnym członkiem zespołu, który wspiera ludzi i zwiększa efektywność pracy.

Pojęcia, jakie wprowadziliśmy w artykule:

• Akcja to atomowe działanie wykonywane przez robota, z których tworzy się umiejętności.
• Umiejętność to podstawowa jednostka działania – zarówno w pracy człowieka, jak i robota.
• Trener robota to specjalista tworzący umiejętności robota.
• Mikrorobotyzacja strategia tworzenia złożonych procesów z prostych, łatwych do utrzymania komponentów - umiejętności.
• Robosourcing to dojrzała forma organizacji pracy i wykorzystania robotów w zespole – po to, by odciążyć ludzi, a nie zastępować ich.

Zacznij od jednego zadania. Zautomatyzuj drobną czynność. Wdróż jedną umiejętność Botie.

To pierwszy krok na drodze, która prowadzi do bardziej efektywnej, nowoczesnej i ludzkiej organizacji pracy.