Automatyczne odczytywanie danych z faktur

W świecie, gdzie każda sekunda ma znaczenie, a błędy mogą kosztować tysiące złotych, przedsiębiorcy wciąż zmagają się z jednym z najbardziej czasochłonnych i podatnych na błędy procesów - ręcznym wprowadzaniem danych z faktur do systemów ERP. Twój zespół księgowy spędza godziny każdego dnia na przepisywaniu informacji z dziesiątek faktur, podczas gdy maszyna mogłaby wykonać tę samą pracę w sekundach, bez jednego błędu.

Omawiane rozwiązanie całkowicie zmienia sposób przetwarzania dokumentów finansowych - kolejna umiejętność robota Botie, który automatycznie odczytuje, analizuje i przetwarza faktury w formatach PDF, JPG i PNG.

Szersze spojrzenie na cały proces

Zauważ, że samo odczytanie danych z faktury nie stanowi całego procesu a tylko jego fragment. Na początku procesu jest określony Katalog Faktur, do którego trafiają pliki do przetworzenia a po odczytaniu danych z faktury powstaje plik JSON zawierający te wyodrębnione dane.

W myśl idei Mikrorobotyzacji, omawianą umiejętność automatycznego odczytywania danych z faktury można uzupełnić o opcjonalne procesy zarówno poprzedzające jak i następujące po niej. Cały proces według swoich potrzeb możesz zbudować z wymienionych na obrazkach umiejętności znajdujących się w BotBook przez poskładanie gotowych umiejętności łącząc je w Harmonogramie.

Krótka wersja procesu składa się z dwóch umiejętności: Odczytanie danych z faktur i wprowadzenie danych z faktury do systemu księgowego. Faktury do przetworzenia kopiuj lub przenoś do wskazanego przez Ciebie katalogu faktur ręcznie. Tryb wyzwalacza harmonogramu ustaw na: Oczekuj na plik. Gdy tylko plik pojawi się w katalogu, robot odczyta z niej dane i zapisze do pliku JSON. Schemat tego procesu wyglądać może tak:

Możesz rozbudować tę automatyzację o kilka dodatkowych, opcjonalnych umiejętności. Możesz Odczytywać wiadomości ze skrzynki pocztowej i wyodrębniać z nich odnośniki (linki) do pobrania faktur z portali internetowych dostawców oraz wyodrębniać z nich załączniki zawierające faktury. Możesz również wprowadzić klasyfikację faktur przed dodaniem jej do ERP, by zgodnie z własną polityką rachunkowości określać na jakie konta rachunkowe powinny trafiać te zakupy np.: z jakiego kraju pochodzi dostawca (ważne pod względem podatkowym), jakiego rodzaju usługa czy towar został zakupiony itp. Wtedy taki schemat pełnego procesu wyglądałby tak:

Jak działa magiczna automatyzacja faktur?

Dodawanie faktur do katalogu przetwarzania faktur

Robot monitoruje wskazany przez Użytkownika katalog w oczekiwaniu na kolejny plik do przetworzenia. Nazwijmy go roboczo Katalog Faktur. Plik taki może znaleźć się w tym katalogu na dwa sposoby:

1. może być ręcznie dodany przez Użytkownika (kopiuj wklej/przenieś plik) - np. ręcznie pozyskany z wiadomości e-mail
2. może być automatycznie dodany przez robota Botie przy użyciu opcjonalnej umiejętności o nazwie “Wyodrębnianie faktur z załączników wiadomości“

Inteligentne rozpoznawanie dokumentów

Dzięki naszej zaawansowanej umiejętności robot Botie działa jak niestrudzony pracownik, który nigdy nie popełnia błędów. Gdy tylko do katalogu zostanie dodany kolejny plik, natychmiast przystępuje do analizy, wykorzystując algorytmy sztucznej inteligencji i technologie rozpoznawania tekstu, niezależnie od tego, czy jest to:

• cyfrowy plik PDF z wbudowanym tekstem
• skan faktury w PDF z osadzonym obrazem JPG lub PNG
• zdjęcie faktury w JPG wykonane smartfonem lub skanerem
• obraz PNG

System z chirurgiczną precyzją identyfikuje i ekstrahuje wszystkie kluczowe informacje:

• Dane sprzedawcy: nazwa firmy, adres siedziby, NIP
• Warunki płatności: sposób płatności (przelew, gotówka, karta), termin płatności, waluta rozliczenia
• Szczegółowa analiza produktów: pełny opis każdej pozycji, ilości, ceny jednostkowe netto, stawki VAT, wartości brutto każdej pozycji
• Podsumowanie finansowe całej faktury: suma wartości netto, łączna kwota VAT z podziałem na stawki, całkowita wartość brutto

Ustrukturyzowane zapisywanie danych

Wszystkie wyodrębnione informacje są organizowane w przejrzysty, znormalizowany plik JSON, który stanowi idealny format do dalszego przetwarzania. Struktura danych jest tak zaprojektowana, aby była kompatybilna z najpopularniejszymi systemami ERP na rynku. Z faktury elektronicznej, która wygląda tak:

robot Botie odczytuje dane i zapisuje do ustrukturyzowanego pliku JSON, który automatycznie dopasowuje odpowiednie klucze z wartościami:

W katalogu faktur, obok przetwarzanego pliku faktury (niezależnie od jego formatu), powstaje końcowy plik JSON z wyodrębnionymi danymi. Nazywamy go plikiem towarzyszącym. Ma on taką samą nazwę jak faktura.

Pliki niepożądane

W katalogu faktur mogą znaleźć się pliki, które fakturami nie są, dlatego umiejętność tworzy w tym katalogu dodatkowe podkatalogi, do których trafiają pliki Odrzucone Do Sprawdzenia. Mogą to być na przykład inne pliki PDF np. umowa, aneks, pro forma itp. Mogą to być również inne pliki JSON nie będący plikiem towarzyszącym. Umiejętność ma wbudowane filtry, które przenoszą pliki inne niż PDF, JPG, PNG oraz inne pliki JSON do katalogu Odrzucone, by Użytkownik samodzielnie zadecydował, co z tymi plikami zrobić.

Bezproblemowa integracja z systemami ERP

Prawdziwa moc tego rozwiązania ujawnia się w momencie, gdy wyodrębnione dane mogą być wykorzystane przez kolejny scenariusz automatyzacji. Opisywana umiejętność “Odczytywania danych z faktur“ może być łączona z inną umiejętnością ”Wprowadzanie faktury do systemu ERP…(+ nazwa Twojego systemu ERP)”, którą znajdziesz w BotBook. Po zakończeniu analizy faktury, harmonogram robota uruchomi niezależną umiejętność automatycznego wprowadzania faktur, w trakcie którego robot:

• Łączy się z wybranym systemem ERP
• Automatycznie wprowadza wszystkie dane zgodnie z konfiguracją systemu
• Generuje raporty z wykonanych operacji
• Archiwizuje przetworzone dokumenty

Korzyści, które zmieniają wszystko

1. Rewolucyjna oszczędność czasu

Tam gdzie wcześniej księgowy potrzebował 5-10 minut na jedną fakturę, robot wykonuje całą operację w 10-15 sekund. To oznacza:

• Wzrost produktywności
• Możliwość przetworzenia wielu faktur w 1 godzinę zamiast całego dnia
• Uwolnienie czasu pracowników na zadania analityczne wymagające kreatywności
• Możliwość przetwarzania dokumentów 24/7 bez przerw

2. Eliminacja błędów ludzkich

Ręczne przepisywanie danych to główne źródło kosztownych pomyłek:

• Błędy w kwotach prowadzące do problemów rozliczeniowych
• Nieprawidłowe numery NIP powodujące komplikacje z urzędem skarbowym
• Pomylone terminy płatności generujące opóźnienia i kary
• Błędne przypisanie kontrahentów zakłócające analizy finansowe

Robot eliminuje te problemy w 100%, gwarantując precyzyjne odczytanie każdego znaku.

3. Konsekwentna jakość procesów

System działa według ustalonego algorytmu, co oznacza:

• Jednolitą strukturę danych we wszystkich przetworzonych fakturach
• Standardowe formatowanie ułatwiające późniejsze analizy
• Kompletność informacji - robot nie pomija żadnych wymaganych pól
• Automatyczną walidację zgodności danych z regułami biznesowymi

Realny wpływ na organizację

Transformacja działu księgowości

Mikrorobotyzacja nie zastępuje ludzi - wyzwala ich potencjał. Księgowi przestają być "przepisywaczami" danych. Mogą się skupić na:

• Analizie trendów finansowych
• Optymalizacji przepływów gotówkowych
• Strategicznym planowaniu podatkowym
• Budowaniu relacji z kontrahentami

Poprawa przepływu gotówkowego

Szybsze przetwarzanie faktur oznacza:

• Wcześniejsze płatności dzięki automatycznym przypomnieniom
• Lepsze wykorzystanie rabatów za szybką płatność
• Precyzyjniejsze prognozowanie przepływów finansowych
• Szybsze wykrywanie niespójności i problemów

Compliance i audyty

Mikrorobotyzacja wspiera zgodność z przepisami:

• Cyfrowy ślad audytowy każdej operacji
• Automatyczne archiwizowanie zgodne z wymogami prawa
• Łatwy dostęp do historycznych danych podczas kontroli
• Redukcja ryzyka sankcji za błędy formalne

Pierwsze kroki w stronę automatyzacji

Jak rozpocząć transformację?

1. Audyt obecnych procesów - ustal jak faktury mają trafić do Katalogu Faktur (ręcznie czy automatycznie z wiadomości e-mail)
2. Pilot na małą skalę - przetestuj rozwiązanie na 50-100 fakturach
3. Analiza wyników - zmierz oszczędności i poprawę jakości
4. Stopniowe skalowanie - rozszerz automatyzację na wszystkie faktury

Co potrzebujesz do startu?

• Katalog z fakturami w formatach PDF, JPG lub PNG (na Twoim dysku)
• Dostęp do systemu ERP z uprawnieniami do importu danych
• Podstawową wiedzę o strukturze danych w Twojej organizacji
• Gotowość na zmianę i otwarcie na nowe technologie

FAQ - Najczęściej zadawane pytania

1. Czy system radzi sobie z fakturami w różnych formatach i układach?

Tak, umiejętność robota Botie “Odczytywanie danych z faktur“ został zaprojektowany z myślą o maksymalnej uniwersalności. System poradzi sobie z:

• Fakturami cyfrowymi w PDF z tekstem do skopiowania
• Skanowanymi dokumentami wymagającymi technologii OCR
• Fakturami w formatach graficznych JPG i PNG
• Dokumentami w różnych układach graficznych i szablonach
• Fakturami od różnych dostawców z odmiennymi strukturami danych

Podsumowanie: Rewolucja już się zaczęła

Automatyzacja przetwarzania faktur to nie futurystyczna wizja - to dostępna już dzisiaj rzeczywistość, która transformuje sposób działania tysięcy firm na całym świecie. Umiejętność robota Botie, który przedstawiliśmy, to klucz do uwolnienia potencjału Twojego zespołu i przekierowania energii z rutynowych czynności na strategiczne działania rozwojowe.

W erze cyfrowej transformacji, firmy, które nie automatyzują swoich procesów, ryzykują utratę przewagi konkurencyjnej. Te, które podejmują ten krok już dziś, zyskują nie tylko oszczędności, ale przede wszystkim przewagę czasową, jakościową i strategiczną nad konkurencją.

Twoja przyszłość w księgowości zaczyna się już teraz. Każda sekunda zwłoki to stracone oszczędności, każda nieprzetworzona automatycznie faktura to zmarnowany potencjał rozwoju.

Czas na automatyzację to czas na sukces. A ten czas jest teraz. Pobierz umiejętność stąd