Jak automatycznie pobierać odpisy z KRS

Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) to dokument potwierdzający dane zarejestrowane w rejestrze przedsiębiorców, stowarzyszeń lub fundacji. W tym artykule wyjaśniamy, czym jest odpis KRS, jakie ma zastosowanie, jak długo jest ważny i – co najważniejsze – jak zautomatyzować jego pobieranie dzięki robotowi Botie.

Czym jest odpis z KRS

Odpis z KRS to urzędowy dokument zawierający dane podmiotu zarejestrowanego w Krajowym Rejestrze Sądowym – najczęściej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjnej, stowarzyszenia czy fundacji. Zawiera m.in.:

• dane identyfikacyjne firmy (nazwa, adres, NIP, REGON, KRS),
• informacje o wspólnikach, członkach zarządu lub rad nadzorczych,
• informacje o przedmiocie działalności (PKD),
• wzmianki o złożonych dokumentach finansowych,
• ewentualne wpisy dotyczące postępowań upadłościowych czy restrukturyzacyjnych.

Dlaczego odpis z KRS jest potrzebny?

Odpis z KRS jest dokumentem o ogromnym znaczeniu praktycznym, który ma szerokie zastosowania:

• Procedury formalne – odpis z KRS jest niezbędny przy składaniu ofert w przetargach, podpisywaniu umów notarialnych, zakładaniu konta bankowego, czy występowaniu przed sądem.
• Uwiarygodnienie firmy – kontrahenci, banki i urzędy wymagają przedstawienia aktualnych danych rejestrowych przed podpisaniem umowy, udzieleniem kredytu lub zawarciem współpracy.
• Potwierdzenie reprezentacji – pozwala sprawdzić, kto ma prawo do reprezentowania firmy i podpisywania dokumentów. Tylko dokumenty podpisane zgodnie z reprezentacją firmy zapisaną w KRS są pewne.
• Zabezpieczenie transakcji – chroni przed oszustwami. Dzięki odpisowi można upewnić się, że firma faktycznie istnieje i działa legalnie.

Z powyższego widać, że istotny jest zarówno odpis z KRS dotyczący własnej firmy jak i odpisy z KRS dotyczące firm, z którymi nasza firma zawiązuje współpracę.

Odpis aktualny czy pełny – który wybrać?

• Odpis aktualny jest najczęściej wykorzystywaną formą odpisu. Zawiera wyłącznie aktualne dane podmiotu – czyli te, które obowiązują w chwili pobrania dokumentu. Wystarczy w większości przypadków: przy podpisywaniu umów, zgłoszeniach do urzędów, czy przedstawianiu dokumentów kontrahentom.
• Odpis pełny zawiera pełną historię wpisów w KRS – zarówno aktualne dane, jak i wszystkie zmiany od momentu rejestracji podmiotu. Wymagany bywa m.in. w postępowaniach sądowych, kontrolach lub przy weryfikacji długiej historii działalności firmy.

Z którego rejestru pobrać odpis?

W KRS są 2 rejestry do wyboru:

• Rejestr przedsiębiorców zarejestrowanych w KRS (spółki prawa handlowego, czyli m.in.  spółki z.o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne itd.).
• Rejestr stowarzyszeń, fundacji, ZOZ oraz pozostałych organizacji społecznych i zawodowych, które by działać muszą być zarejestrowane w KRS. W celu pobrania odpisu z KRS trzeba wybrać jeden z tych rejestrów odpowiedni do rodzaju organizacji, którą chcemy uwierzytelnić tym dokumentem.

Jak długo ważny jest odpis z KRS?

Choć prawo nie określa sztywno terminu ważności odpisu z KRS, w praktyce dokument jest uznawany za aktualny przez 3 miesiące od daty jego pobrania. W niektórych przypadkach (np. w przetargach publicznych) instytucje mogą wymagać odpisu nie starszego niż 30 dni. Zbyt stary dokument może zostać odrzucony przez osoby sprawdzające wymagania formalne określonej procedury.

Skąd pobrać odpis z KRS?

Odpis z KRS można uzyskać na dwa sposoby, w zależności od wymaganej formy odpisu.

• Wersja papierowa – dostępna jest odpłatnie tylko w sądzie rejestrowym, wymaga złożenia wniosku, wniesienia opłaty i czasu. Ta forma odpisu z KRS potrzebna jest zwykle tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. gdy wymagany jest dokument z pieczęcią sądu.
• Elektronicznie – dostępna jest za darmo, ze strony ems.ms.gov.pl. Wersja elektroniczna ma taką samą moc prawną jak papierowa.

Jak pobierać KRS automatycznie

Robot Botie posiada umiejętność pobierania odpisów z KRS w wersji elektronicznej bezpośrednio na dysk lokalny komputera. Pobrany może być odpis aktualny lub pełny, z rejestru przedsiębiorców lub stowarzyszeń. Ta sama umiejętność Pobierania KRS wystarczy, by pobierać własny odpis z KRS cyklicznie, np. co 5 tygodni, lub pobierać odpis z KRS dowolnej innej organizacji na żądanie.

• Zobacz umiejętność Pobieranie KRS w BotBooku
• Zobacz jak pobrać i zainstalować Botie na Windowsie
  
• Zobacz jak dodać nową umiejętność do robota Botie

Jak uruchomić umiejętność Pobieranie KRS?

Dodaną do robota umiejętność "Pobieranie KRS" znajdziesz na stronie Nadzoru, w tabeli umiejętności do skonfigurowania, które znajdują się w zakładce Robocze:

Po kliknięciu tabeli na nazwę umiejętności, od prawej strony rozwinie się panel działań, które można wykonać na tej umiejętności. Pod dwoma rzędami dużych ikon jest sterowanie uruchamianiem umiejętności.

Naciśnij ikonę Uruchom, by uruchomić działanie umiejętności i zacząć jej konfigurację.

Konfiguracja umiejętności Pobieranie KRS — krok po kroku.

Konfiguracja umiejętności do wykonania konkretnego zadania sprowadza się do udzielenia odpowiedzi na serię kilku pytań. Dla umiejętności Pobieranie KRS jest to 5 pytań, w 5 oddzielnych oknach dialogowych.

Krok 1. Wprowadź numer KRS

Podaj numer KRS organizacji, której odpis chcesz pobrać. Można podać numer zarówno z zerami na przodzie jak i bez. Numer KRS 50905 jest tak samo traktowany jak 0000050905 (numer KRS fundacji "Szlachetna Paczka").

Krok 2. Wskaż miejsce zapisu

Ścieżkę do katalogu można wpisać ręcznie lub wybrać ją z okna eksploratora plików Windows, który pokaże się po kliknięciu ikonę katalogu po prawej stronie od pola edycyjnego

Krok 3. Wybierz rejestr

Z listy rozwijanej wybierz jeden z dwóch rejestrów:

• Rejestr Przedsiębiorców.
• Rejestr Stowarzyszeń, fundacji, pozarządowych organizacji społecznych i zawodowych oraz ZOZ

Wszystkie spółki prawa handlowego są w rejestrze przedsiębiorców (spółki z o.o., spółki akcyjne, proste spółki akcyjne itd.) Fundacje jak np. "Szlachetna Paczka" będą w drugim rejestrze.

Krok 4. Wybierz rodzaj odpisu

Z listy rozwijanej wybierz albo odpis Aktualny (status rejestrowy organizacji na moment pobierania odpisu) albo odpis Pełny (odpis Aktualny poszerzony o wypis wszystkich zmian w rejestrach organizacji od momentu jej zarejestrowania w KRS).

Krok 5. Wybierz tryb pracy robota

Możesz wybrać sposób, w jaki Botie wykona zadanie:

• Botie otworzy przeglądarkę i pokaże, jak wykonuje zadanie (zalecane dla pierwszych kilku uruchomień).
• Botie wykona zadanie w tle, bez przerywania Twojej procy (zalecane w pracy cyklicznej).

Gdzie znajdę pobrane odpisy?

Pobrane pliki znajdziesz w wybranym katalogu. Nazwa pliku składa się z:

• Daty i godziny pobrania,
• Numeru KRS,
• Rodzaju odpisu (Aktualny lub Pełny).

Jedna umiejętność do wielu zadań?

Umiejętność „Pobieranie KRS” możesz sklonować i skonfigurować wielokrotnie, tworząc osobne zadania dla:

• Własnego KRS – np. jako „KRS nasz”, z harmonogramem co 6 tygodni,
• KRS kontrahentów – np. jako „KRS kontrahentów”, uruchamiane ręcznie.

W konfiguracji własnego KRS zaznacz opcję „Nie pytaj ponownie” przy wszystkich pytaniach. Dla KRS kontrahentów zostaw możliwość wprowadzania numeru przy każdym uruchomieniu.

Jak skonfigurować harmonogram?

• Kliknij umiejętność KRS nasz, by pojawił się prawy panel działań
• Kliknij ikonę Dodaj do harmonogramu
• Wybierz typ wyzwalacza Regularne interwały
• Wybierz jednostkę czasu Tygodnie
• Wprowadź Interwał 6

Podsumowanie

Dzięki robotowi Botie możesz całkowicie zautomatyzować pobieranie odpisów z Krajowego Rejestru Sądowego. To nie tylko oszczędność czasu, ale również pewność, że zawsze masz aktualny dokument – niezależnie od tego, czy potrzebujesz odpisu własnej firmy, czy weryfikujesz kontrahenta. Botie ułatwia prowadzenie bezpiecznego i zgodnego z procedurami biznesu.