Sprawdzanie numeru VAT kontrahentów UE w systemie VIES

VIES (VAT Information Exchange System) to oficjalny system Komisji Europejskiej umożliwiający weryfikację numerów VAT przedsiębiorców zarejestrowanych w krajach UE i Irlandii Północnej. To narzędzie nie przechowuje danych, lecz w czasie rzeczywistym przekazuje zapytania do baz krajowych, dzięki czemu szybko uzyskasz informację, czy numer VAT jest aktywny na terenie wybranego kraju. Wiedza ta, jest warunkiem koniecznym do zastosowania stawki 0% VAT przy transakcjach wewnątrzwspólnotowych.

Kto i kiedy musi korzystać z VIES?

• Przedsiębiorcy dokonujący transakcji wewnątrzunijnych (dostaw towarów lub świadczenia usług) – sprawdzenie VAT-UE kontrahenta jest obowiązkowe, aby móc wystawić fakturę VAT ze stawką 0%.
• Niezastosowanie się do wymogu może skutkować obowiązkiem naliczenia VAT, problemami z odliczeniem lub kontrolą urzędu skarbowego.

Jak Sprawdzić VAT UE

Jeżeli wystawiasz fakturę VAT lub sprawdzasz poprawność zastosowanej stawki VAT możesz sięgnąć do oficjalnej strony systemu VIES służącej do potwierdzania numeru VAT:

Jak usprawnić sprawdzanie poprzez VIES – robot Botie

Wyzwania przy manualnym sprawdzaniu przez stronę VIES

• Oficjalna strona VIES nie zapamiętuje wprowadzonych danych – każdorazowo musisz podać numer VAT kontrahenta, dwuliterowy kod kraju, a także własny NIP (wymagany przez VIES).
• Dla niektórych krajów, np. Hiszpania, warto wprowadzić dodatkowe dane opcjonalne: nazwa firmy, adres, kod pocztowy i miasto.
• Po kilku zapytaniach korzystanie z tej strony staje się męczące.
• Co więcej, brak jest raportu – po sprawdzeniu kontrahenta nie pozostaje ślad u przedsiębiorcy.

Botie – automatyzacja sprawdzania VAT z raportem

Tu wkracza nasz robot – Botie z umiejętnością „VIES – sprawdzenie NIP EU kontrahenta”.

• Przy pierwszym uruchomieniu Botie poprosi o:
  • Numer VAT kontrahenta do sprawdzenia (zawsze wymagane),
  • Dwuliterowy kod kraju, w którym sprawdzany kontrahent ma siedzibę (zawsze wymagane),
  • Twój NIP (pytanie zadawane i wymagane przez system VIES),
  • Lokalizację i nazwę pliku raportu (odpowiedzi potrzebuje robot).
  • Dane dodatkowe (nazwa firmy, adres, kod pocztowy, miasto) pojawiają się tylko tam, gdzie to jest przydatne (np. dla kontrahentów z Hiszpanii) i można je pozostawić puste.
   
• Wszystkie wprowadzone dane można zapamiętać na stałe, co eliminuje konieczność każdorazowego ich wpisywania.

Dlaczego jest to wygodne?

• Nie musisz otwierać żadnej strony – wystarczy wpisać numer VAT i kraj kontrahenta.
• Odpowiedź z systemu VIES zobaczysz niemalże natychmiast po wprowadzeniu danych.
• Wyniki sprawdzenia są automatycznie zapisywane do raportu.

Jak uruchomić robota sprawdzania numeru VAT EU?

Kilka prostych kroków:

• Pobierz i zainstaluj robota Botie na swoim komputerze (zobacz instrukcję jak).
• Z BotBooka (katalogu umiejętności robota Botie) pobierz umiejętność VIES - sprawdzenie NIP EUR kontrahenta PL i dodaj ją do robota (zobacz instrukcję jak).

• Odpowiedz na pytania robota i zaznacz opcje "Nie pytaj ponownie", dla pytania o NIP pytającego, lokalizację i nazwę pliku Excel z raportem.

Od tej pory Twój robot Botie czeka w gotowości do szybkiego sprawdzania numerów VAT.

Co zawiera raport ze sprawdzania?

Poniżej znajduje się przykład raportu wygenerowanego przez Botie:

Raport ten zawiera następujące pola:

• Dokładna data i czas sprawdzenia w formacie serwera: RRRR-MM-DD T hh:mm:ss.zzzz
• Kraj kontrahenta (jako dwuliterowy skrót)
• Sprawdzany numer VAT
• Status aktywności: AKTYWNY / NIEAKTYWNY
• Status odpowiedzi: VALID (znaleziono w bazie) / INVALID (brak danych) / inne komunikaty błędów z systemu VIES
• Identyfikator odpowiedzi – unikalny numer systemowy potwierdzający wykonanie zapytania
• Nazwa i adres firmy, jeśli dostępne – w przeciwnym razie 3 kreski "---". 

FAQ - najczęściej zadawane pytania

Czy VIES działa online i za darmo?

Tak, jest to bezpłatne narzędzie online udostępnione przez Komisję Europejską: https://ec.europa.eu/taxation_customs/vies/#/vat-validation.

Dlaczego VIES pyta o mój NIP?

To zabezpieczenie pozwalające na identyfikację podmiotu dokonującego sprawdzenia.

Czy Botie przechowuje dane osobowe?

Botie zapisuje tylko niezbędne informacje do raportu; możesz sterować lokalizacją i nazwą pliku.

Czy raport można eksportować?

Tak, raport zapisywany jest w czytelnym formacie pliku Excel, gotowy do dalszej analizy.

Co się stanie, jeśli numer VAT jest nieaktywny?

Status będzie „NIEAKTYWNY” lub Status odpowiedzi będzie „INVALID”. Wtedy nie możesz wystawić faktury z VAT 0 %.

Czy mogę sprawdzić wielu kontrahentów jednocześnie?

Botie obsługuje sprawdzanie jednego numeru VAT na raz, zapisując każdy wynik w raporcie – proces można zautomatyzować w zestawieniach. Jeżeli chciałbyś jako źródło danych podać np. plik CSV lub Excel zawierający wiele numerów NIP do sprawdzenia, napisz do nas

Podsumowanie

Sprawdzanie numerów VAT-UE w systemie VIES to obowiązek każdego przedsiębiorcy dokonującego transakcji wewnątrzunijnych. Ręczne korzystanie z oficjalnej strony bywa czasochłonne i niewygodne, a brak raportów utrudnia dokumentowanie wykonanych weryfikacji. Robot Botie eliminuje te problemy – automatyzuje cały proces, zapamiętuje potrzebne dane, generuje czytelne raporty i pozwala skupić się na biznesie, a nie na żmudnym wypełnianiu formularzy.